11 dicas para organizar um Réveillon de sucesso
Para entrar em 2020 com o pé direito, nada mais justo que uma comemoração à altura para desfrutar desse momento tão importante com as pessoas queridas.
Mas como em qualquer evento, planejamento é fundamental! Ainda mais para uma ocasião especial como esta, em que você não vai querer apenas ficar envolvido com a organização, mas também aproveitar a comemoração junto dos participantes.
Portanto, veja as dicas que preparamos para que você organize sua festa de Réveillon, agrade a todos os presentes e comece 2020 com uma produção de sucesso!
Como organizar um Réveillon
1. Conheça seu público
Você precisa saber, primeiramente, qual o perfil da festa que você deseja produzir. Qual a média de idade prevista? Que tipo de atração eles gostariam de ver? Será open bar? Oferecer um jantar especial agradaria? É muito importante delimitar um perfil completo do público uma vez que todas as ações a serem executadas serão baseadas no que você definir nesta etapa.
Toda a sua organização será pensada a partir das pessoas que compõem o público-alvo e de quantos participantes estarão presentes. Logo, essa é a primeira coisa a ser definida. Se você foi contratado para uma produção menor, tenha em mãos a lista dos convidados. Até em festas de Réveillon para um grupo pequeno você deve encontrar meios de gerenciar quem irá comparecer ou não.
Para isso, crie a página do evento em uma plataforma online especializada e gerencie, além da confirmação, a chegada das pessoas no dia da festa. E lembre-se: nas grandes festas de Réveillon, todo o processo de venda, confirmação e gerenciamento online são itens indispensáveis!
#DicaSympla: Calcule o número de participantes com antecedência, mas esteja preparado para modificações no porte da festa! Caso os ingressos esgotem rápido e o público demonstre muito interesse em participar do evento, pode ser necessário repensar quantidades de bebidas, alimentos e até o local da festa de acordo com a nova quantidade de participantes.
2. Escolha o lugar certo para realizar o evento
Embora todos os pontos a seguir sejam relevantes na escolha do local perfeito para sua festa, um fator definitivo a ser considerado é a acessibilidade do local.
Não adianta fazer um evento maravilhoso em um lugar de difícil acesso, pois ninguém quer passar a virada do ano dirigindo. Além disso, o trânsito é mais complicado no Réveillon e normalmente a festa é comemorada com bebida alcoólica. Por isso, pensando na segurança dos convidados, vale até pensar em um local que permita o descanso pós-festa, como um hotel ou uma casa ampla.
Outra opção é oferecer um serviço de transporte que deixe os participantes no evento e, depois, os leve a um determinado ponto na cidade, caso a festa seja em um local mais afastado.
Juntamente com a acessibilidade, é muito importante pensar no ambiente em que a festa ocorrerá. Escolher um local espaçoso, simplesmente, não é o suficiente quando se trata de Réveillon! Essa festa simboliza a renovação, então o desejo de todos na entrada de um novo ano é que ele inicie com muita diversão e alegria. Por isso, pense em um lugar no qual você conseguirá proporcionar esse clima, como uma praia, uma fazenda ou até mesmo uma casa grande, que ofereça piscina, por exemplo. E mesmo que você planeje o evento em área externa, não deixe de disponibilizar uma área coberta e igualmente estruturada para casos de chuva.
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento
3. Consiga o alvará de funcionamento
Se a sua festa de Réveillon será realizada para mais de 250 pessoas, o alvará para eventos é obrigatório e deve ser providenciado para que o evento possa acontecer. Este documento serve como garantia de segurança aos participantes, além de, caso haja uma emergência, facilitar o trabalho de autoridades policiais, médicas ou dos bombeiros.
Lembre-se de que o requerimento do alvará deve ser feito na prefeitura do município onde a festa de Réveillon irá acontecer com ao menos 15 dias de antecedência.
4. Tenha bons fornecedores
Para que cada item necessário para a festa de Réveillon chegue até o local do evento no momento certo, em boas condições e da forma como foram encomendados, é fundamental contratar bons fornecedores para esse tipo de serviço. Além de pesquisar a fundo fornecedores para cada necessidade, converse com outros produtores para ter algumas indicações. Outra dica é ter um checklist completo com outras opções de fornecedores – caso algum deles não consiga entregar o pedido, você terá a quem recorrer.
Alguns itens que você pode precisar para organizar a festa de Ano Novo são:
- Equipamentos de som, iluminação e vídeo;
- Mobiliários (mesas e cadeiras);
- Itens de decoração (flores, toalhas, fios de luz, balões, velas…);
- Alimentos e bebidas;
- Pratos, copos e talheres em geral.
Dê preferência aos fornecedores que consigam atender a várias demandas – por exemplo, fornecendo os talheres e pratos junto aos alimentos e bebidas a serem serviços. Isso traz agilidade na entrega e facilita questões mais burocráticas como pagamento.
5. Comes e bebes
No que se refere às bebidas, é imprescindível o tradicional champanhe, espumante ou o vinho frisante, para brindar a virada do ano. Mas, durante toda a ceia e a comemoração, não podem faltar também as bebidas mais comuns, como cerveja, água, drinks personalizados, sucos e refrigerantes variados. Conte com um bom fornecedor e não se esqueça de que todas as bebidas devem estar devidamente geladas durante todo o evento – por isso, pense com antecedência em um local ou sistema eficiente para a sua refrigeração. Isso é importante tanto paras as viradas no estilo balada ou para festas mais elegantes.
Conforme o tipo de produção, também serão servidos alimentos durante a festa. Neste caso, é mais um ponto a se pensar! A festa de Réveillon marca um novo início e, portanto, até a comida tem um simbolismo que marca o desejo de se iniciar um novo ano repleto de alegria, amor, amizades e – por quê não – dinheiro! Mesmo que algumas pessoas não compartilhem das crenças relacionadas ao alimento na noite de Réveillon, há algumas comidas tradicionais que necessariamente você deve oferecer aos seus convidados, pois são tradicionais dessa festa.
Assim, alguns pratos básicos como lentilha (simbolizando o sucesso e a riqueza), peixe e arroz (fertilidade e abundância), não podem faltar. Frutas também são muito bem-vindas – especialmente a uva, que simboliza a boa sorte que a pessoa terá no próximo ano. Lembre-se de contratar um buffet variado, que atenda até aos vegetarianos, por exemplo.
6. Não se esqueça de uma boa decoração
Os detalhes são os responsáveis por fazer da sua festa um sucesso. Por isso, não deixe a decoração do Réveillon em segundo plano!
As principais cores relacionadas ao Réveillon, justamente por remeterem à alegria, prosperidade e paz, são o branco, prata, amarelo e dourado. Embora outras cores também possam ser utilizadas (como o rosa, que simboliza o amor), as cores claras são indicadas para deixar o ambiente mais leve. Você pode usar essas cores nas luzes, em toalhas de mesa, cadeiras, balões, copos e demais itens da festa. Além disso, tanto sobre as mesas quanto no ambiente em geral, você pode colocar velas, flores e frutas, que também são tradicionais dessa festa. As casas especializadas em decoração podem ser bastante úteis nesse momento, pois oferecem ideias e também materiais diferenciados para decorar festas em qualquer estilo.
Se a sua festa de Réveillon for aberta ao público (não restrita a convidados), portanto algo com mais pessoas em um espaço maior, o segredo é investir na iluminação do local! Além disso, uma ótima dica é o uso da luz negra, que garante um efeito incrível quando refletida em roupas e objetos brancos.
7. Garanta as melhores atrações
Como já dissemos, o Réveillon é um momento de descontração e diversão! Então, dependendo do tamanho do seu evento, você deve pensar até na contratação de artistas, como bandas ou DJ’s. Afinal, o que é uma festa sem trilha sonora?
Se seu evento for grande, é importante que a trilha sonora seja eclética para agradar a todos os convidados. Nesse caso, bandas animadas que tocam estilos variados é uma ótima opção. Aqui, é importante ter cuidado para que o volume do som esteja adequado ao estilo e ao tamanho da festa – em um evento menor, por exemplo, as pessoas queiram conversar mais pois a música alta, mesmo que boa, pode ser um problema.
8. Faça uma boa divulgação
Atualmente, todo produtor pode contar com a facilidade da internet para divulgar os eventos e convidar as pessoas. Então, aproveite a versatilidade da ferramenta! Aqui vão algumas dicas de como você pode realizar a divulgação da festa de Réveillon:
- Crie peças de divulgação da sua festa e divulgue-as nas principais redes sociais. Não deixe de apresentar os principais atrativos do evento!
- Realize sorteios de ingressos e promoções que incentivem a interação com o evento.
- Distribua flyers e panfletos em bares, restaurantes e casas de entretenimento que o seu público costuma frequentar.
Não se esqueça de acompanhar todos os resultados de cada ação de divulgação sendo realizada. Assim, se o desempenho não estiver sendo satisfatório e a divulgação não está contribuindo para a venda de ingressos, você pode alterar a estratégia e pensar em novas maneiras de convencer o público-alvo a participar da festa.
#DicaSympla: Saiba como divulgar um evento
9. Venda de ingressos
Tudo pronto para a festa de Réveillon acontecer? É hora de pensar na venda dos ingressos! Para garantir que o público saiba de todas as informações do evento e tenha facilidade de compra, o mais indicado é disponibilizá-los em uma plataforma online. Além da venda, essa ferramenta deve oferecer diferentes formas de pagamento, ser personalizável e permitir a integração com o Facebook (isso irá facilitar a divulgação do evento).
Algumas estratégias de vendas que você pode utilizar ao organizar um Réveillon são:
- Separação dos ingressos por lotes (isso traz senso de urgência ao evento e os participantes tendem a realizar a compra com antecedência);
- Códigos de desconto para convidados especiais;
- Venda de ingressos promocionais para quem realizar a compra até determinada data;
- Integração da página de vendas do evento ao seu website (veja como fazer isso na Sympla).
10. Ano novo = pirotecnia
Toda a beleza da virada de ano normalmente acontece na contemplação de fogos de artifício. Então, procure oferecer fogos variados, de estilos e cores diferentes, para seus convidados se alegrarem na entrada do novo ano. Nesse quesito, segurança é essencial! Assim, compre os fogos somente em locais autorizados e especializados.
Depois, principalmente se tiver crianças na festa, mantenha os fogos em locais protegidos até o momento da virada. E, finalmente, quando for soltar os fogos, certifique-se de que todos no evento estejam esperando por isso e mantenham a distância adequada.
11. Tenha um ótimo ano novo!
Ofereça uma comemoração agradável, linda e especial a você e aos participantes nessa noite tão especial e aproveite! \o/
